Việc quản lý thời gian có thể là rất khó khăn. Những điều khẩn cấp và quan trọng trong cuộc sống của bạn thường rất khác nhau.

Điều này đặc biệt đúng với vấn đề sức khỏe của bạn, khi mà những vấn đề quan trọng hầu như không được xem là khẩn cấp mặc dù cuối cùng cuộc sống của bạn vẫn còn mất cân bằng.

• Không, đi tập gym hôm nay chưa cấp bách, nhưng nó lại quan trọng cho sức khỏe lâu dài của bạn.

• Không, bạn sẽ không chết vì bị stress hôm nay, nhưng nếu bạn không tìm cách vượt qua nó sớm thì bạn cũng có thể sẽ bị chết vì stress thôi.

• Không, ăn những thực phẩm sạch chưa qua công nghệ chế biến là không cần thiết để bạn có thể sống sót ngay bây giờ, nhưng sẽ giúp bạn làm giảm nguy cơ bị ung thư và bệnh tật.

Còn có điều gì mà chúng ta có thể làm nữa nhỉ? Tất cả chúng ta có 24 giờ trong 1 ngày, chúng ta thực sự phải sử dụng thời gian của chúng ta như thế nào để đạt hiệu quả hơn?

Và điều quan trọng nhất, chúng ta có thể quản lý thời gian của chúng ta như thế nào để sống vui vẻ hơn, khỏe mạnh hơn, làm những việc mà chúng ta biết là quan trọng và vẫn tiếp tục xử lý những trách nhiệm cấp bách?

Tôi đang tìm câu trả lời đó giống như bạn vậy, nhưng theo kinh nghiệm của tôi có 3 mẹo quản lý thời gian thực sự hiệu quả trong cuộc sống thực và sẽ giúp bạn cải thiện được sức khỏe và năng suất.

1. Bằng mọi giá hãy loại bỏ “công việc nửa vời”

Trong thời đại này, chúng ta luôn dễ bị phân tâm giữa việc đang làm và các yếu tố xã hội tác động. Chúng ta vẫn thường thực hiện nhu cầu về email, tin nhắn và danh sách việc phải làm trong khi đang có công việc cần hoàn thành. Và, rất hiếm khi chúng ta toàn tâm với công việc.

Việc phân tán thời gian và sức lực như vậy tôi gọi đó là công việc nửa vời. Sau đây là một số ví dụ:

• Bạn bắt đầu viết báo cáo, nhưng đột nhiên dừng lại kiểm tra điện thoại mà chẳng có lý do gì, hoặc bật facebook, twitter.

• Bạn đang thử nghiệm một chương trình luyện tập mới. Hai ngày sau, bạn đọc một chương trình mới khác và thử nghiệm. Bạn không thấy nhiều tiến triển, và vì vậy bạn lại tiếp tục tìm kiếm bài tập khác tốt hơn.

• Bạn để tâm trí của mình hướng vào hộp thư đến của email trong khi đang nói chuyện với một ai đó.

Bất kể bạn rơi vào cái bẫy của “công việc nửa vời” như thế nào và ở đâu, tất cả đều chung một kết quả: Bạn sẽ không thể toàn tâm vào công việc đang làm. Công việc nửa vời chính là lý do tại sao bạn có thể làm được nhiều hơn vào ngày hạn chót so với thời điểm hai tuần trước đó (khi bị liên tục xao nhãng).

Giống như hầu hết mọi người, tôi luôn gặp phải vấn đề này và cách tốt nhất để tôi giải quyết nó là dành thời gian tập trung vào một việc và xoá bỏ các tác động khác.

Tôi chọn một bài tập và tập trung vào đó (ví dụ: hôm nay chỉ tập trung luyện ngồi thôi. Các nội dung khác là thừa).

Tôi bỏ ra một vài giờ đồng hồ (thậm chí cả ngày) để tập trung cho một dự án quan trọng. Tôi để điện thoại ở một phòng khác, đóng email, facebook, twitter.

Việc loại bỏ hoàn toàn các mối bận tâm là cách duy nhất tôi biết để tập trung sâu vào công việc, tránh những phân mảnh có thể khiến bạn làm việc nửa vời.

Bạn có thể đạt thêm bao nhiêu hiệu quả nữa nếu như bạn thực sự tập trung vào làm việc theo cách cần phải làm và loại bỏ những công việc nửa vời?

2. Ưu tiên trước hết cho các công việc quan trọng nhất

Rối loạn và mất kiểm soát có xu hướng tăng dần theo thời gian. Đồng thời, các quyết định, lựa chọn được đưa ra trong ngày sẽ làm xói mòn trí lực của bạn. Dường như, bạn sẽ khó đưa ra được một quyết định tốt vào cuối ngày hơn so với khi mới bắt đầu công việc.

Tôi nhận thấy điều này đúng với các bài tập của tôi. Khi bài tập càng phát triển, tôi càng tốn ít trí lực để hoàn thành các khoa mục và các bài tập khó.

Vì những lý do đó, tôi luôn cố gắng đảm bảo rằng cái gì quan trọng cần làm, tôi sẽ làm trước. Nếu tôi có một bài báo quan trọng cần hoàn thành, tôi sẽ uống một cốc nước và bắt đầu viết ngay khi vừa thức dậy. Nếu có một bài tập khó cần thực hiện, tôi sẽ làm vào đầu buổi tập.

Nếu bạn luôn ưu tiên làm những việc quan trọng trước, bạn sẽ không bao giờ có ngày nào mà chưa thực hiện công việc quan trọng. Tuân thủ theo nguyên tắc này, bạn sẽ luôn kết thúc với một ngày làm việc hiệu quả, thậm chí khi mọi thứ nằm ngoài kế hoạch. Như vậy, lời khuyên hữu ích cho bạn là hãy ưu tiên làm những công việc quan trọng nhất.

3. Giảm tầm mức, nhưng luôn theo lịch

Trước đây tôi đã từng viết về tầm quan trọng của việc bám lịch thay vì bám hạn định. Đôi khi hạn định cũng có ý nghĩa riêng, nhưng tôi cho rằng khi làm một việc quan trọng trong thời gian dài, việc bám lịch sẽ có hiệu quả hơn nhiều.

Tuy nhiên, đối với bài tập ngày qua ngày, bám lịch nói dễ hơn làm. Khi hỏi bất kỳ ai đã lên kế hoạch luyện tập mỗi ngày thứ 2, thứ 4 và thứ 6, họ sẽ nói cho chúng ta biết về mức độ khó khăn của việc bám lịch như thế nào.

Để đối phó với những điều bận tâm phát sinh và vượt qua trở ngại dễ bị tác động, tôi đã thực hiện một sự thay đổi nhỏ về cách tiếp cận lịch của mình. Mục tiêu của tôi là xây dựng lịch trước, thay vì tầm mức, trái với thông lệ.

Ví dụ, giả sử hôm nay bạn dậy và dự kiến buổi chiều sẽ chạy 3 dặm. Tuy nhiên trong ngày hôm đó lịch trình của bạn bị xáo trộn và thời gian bắt đầu khó mà thực hiện được. Bây giờ bạn chỉ có 20 phút để chạy thôi.

Lúc này bạn có 2 lựa chọn:

Lựa chọn đầu tiên là nói “tôi không đủ thời gian để tập hôm nay” và bỏ khoảng thời gian đó vào việc khác. Đó là cách trước đây tôi thường thực hiện.

Lựa chọn thứ hai là, giảm tầm mức, nhưng vẫn theo lịch. Thay vì chạy 3 dặm, bạn chỉ chạy 1 dặm hoặc làm 5 lượt chạy nhanh. Nhưng bạn vẫn theo lịch và luyện tập. Tôi thấy rằng sử dụng phương pháp tiếp cận này mang lại thành công về lâu dài hơn lựa chọn đầu tiên.

Hàng ngày, tác động của việc thực hiện 5 lượt chạy nhanh không lớn, đặc biệt khi bạn đã lên kế hoạch chạy 3 dặm. Nhưng tác động luỹ kế của việc bám lịch sẽ rất lớn. Bất kể hoàn cảnh nào, mức độ bài tập ra sao, bạn đều biết rằng sẽ phải thực hiện bài tập của ngày hôm nay. Đó là cách mà mục tiêu nhỏ bé của ngày hôm nay có thể trở thành thói quen trong cả cuộc đời.

Hãy hoàn thành những thứ của ngày hôm nay, thậm chí tầm mức của nó nhỏ hơn dự kiến.

Những mẹo quản lý thời gian thực sự hiệu quả

Có hàng nghìn ứng dụng quản lý thời gian và các thiết bị giúp tăng hiệu suất công việc. Lịch, lời nhắc và danh sách công việc cần làm là những thứ bạn sẽ tìm thấy nhiều hơn so với điều bạn biết là phải làm gì với chúng. Nhưng theo kinh nghiệm của tôi, các cách quản lý thời gian hiệu quả và thực tế ở trên thật đơn giản.

Để có một cuộc sống khoẻ mạnh và năng suất, tôi cố gắng tập trung vào 3 điều:

• Loại bỏ công việc nửa vời, tập trung sâu.

• Ưu tiên trước hết cho những việc quan trọng nhất.

• Bám theo lịch và hình thành thói quen, cho dù tầm mức thực hiện có ra sao.

Còn bạn, bạn đã làm gì để quản lý thời gian tốt hơn và tăng hiệu suất công việc ở nơi làm việc, ở nhà hay phòng gym?

Lược dịch từ: 3 Time Management Tips That Actually Work