Sự tồn tại hay diệt vong của đội ngũ làm việc từ xa phụ thuộc vào khả năng giao tiếp và phối hợp; nếu ngay từ đầu các nhân viên không hoà vào văn hoá của công ty, thì cơ hội để họ tiếp tục theo đuổi và tận tụy với công việc sẽ là rất nhỏ. Tuy nhiên, một nền văn hoá thực sự gắn kết và độc đáo có thể sẽ khiến cho các nhân viên (làm việc từ xa hoặc tại chỗ) trung thành, năng suất hơn và quan trọng nhất là khiến họ tự hào về công việc đang làm.
Trong khi các nhân viên làm việc tại chỗ có thể chỉ cần tận dụng 5 phút giải lao cạnh máy nước lạnh để nói chuyện hoặc tán gẫu với nhau, thì việc định hình và duy trì văn hoá làm việc từ xa đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn. Tạo dựng sự tương tác dễ dàng giữa các nhân viên là nhiệm vụ bạn cần làm, nhưng bằng cách nào?
Nhìn lại Process Street, nơi chúng tôi điều hành một con tàu từ xa, ở đó chúng tôi lựa chọn một hoặc hai điều để tạo dựng một nền văn hoá từ xa bền vững. Điều hay nhất của những nền văn hoá này là chúng có thể tự duy trì – chỉ cần thiết lập chúng và bổ sung tiểu tiết theo yêu cầu. Để xây dựng nền văn hoá này các đội ngũ làm việc từ xa chỉ cần đạt được một hoặc hai nhân tố then chốt, nhưng ở đây tôi sẽ chia sẻ 4 điều được coi là cốt lõi của sự thành công.
Vì vậy, nếu bạn lần đầu thuê các nhân viên làm việc từ xa, cảm thấy lo lắng vì thiếu sự tương tác và khoảng cách giữa nhân viên và công ty, hãy tĩnh tâm và thật thoải mái. Chúng tôi đã thấu hiểu hoàn cảnh của bạn.
Làm việc từ xa là linh hoạt; bạn cũng nên như vậy
PHOTO: DAMIAN ZALESKI
Các nhân viên làm việc từ xa được hưởng lợi từ sự linh hoạt; việc áp dụng một khung giờ làm việc mệnh lệnh đối với họ sẽ là một thảm hoạ. Thay vì điều đó, bạn hãy khuyến khích nhân viên tự đưa ra khoảng thời gian trong ngày giúp họ có thể làm việc năng suất nhất.
Ví dụ, một số người làm việc như những con cú đêm, và hiệu quả tốt nhất là làm việc vào buổi sáng và tối. Hãy để cho những người này được phép làm việc 4 tiếng buổi sáng và 4 tiếng buổi tối để họ cống hiến năng suất nhất, thay vì ép họ phải làm việc theo giờ hành chính. Buffer là ví dụ điển hình khi họ đưa ra chính sách rằng nhân viên có thể làm việc vào giờ nào họ cảm thấy thoải mái nhất.
Điều này không chỉ khiến nhân viên thấy vui vẻ với công việc mà còn giúp họ hoàn thành công việc tốt hơn và tạo môi trường nuôi dưỡng nền văn hoá làm việc từ xa.
Giao tiếp tập trung
Nền văn hoá từ xa sẽ không thể được nuôi dưỡng – đơn phương tồn tại – nếu quá trình giao tiếp diễn ra dàn trải bằng các tài khoản email và 5 ứng dụng khác nhau. Nếu các nhân viên trong đội không biết người khác đang nói về điều gì, hoặc không thể bình luận do đã xoá đi một chuỗi dài email, thì toàn bộ dự án có thể sẽ đổ bể.
Tuy nhiên, nếu bạn khiến giao tiếp tập trung bằng cách đảm bảo mọi thứ chuyển tiếp chỉ trong 1 hoặc 2 ứng dụng, thì gần như các thành viên trong đội đều nắm rõ tình hình. Đây là bí quyết đối với các đội làm việc từ xa với các múi giờ khác nhau, bởi vì chúng sẽ gần như xoá đi vấn đề nảy sinh do giao tiếp chậm trễ giữa châu Mỹ và châu Âu – không bỏ sót bất kỳ điều gì (thậm chí những mảng lớn tin nhắn tới nhân viên offline) bởi vì mọi người đều biết cần phải làm thế nào để nắm được tình hình.
Đây cũng chính là phương thức để chiến đấu với nguy cơ thực tế đó là sự cô lập, mà tất cả các nhân viên (các đội) làm việc từ xa đều phải đối mặt; nền văn hoá làm việc từ xa sẽ tiếp tục được nuôi dưỡng khi tránh được việc tự bị phá huỷ. Tại sao không áp dụng khi Sandwich Video đã có một video để chứng minh cho điều này?
Thêm gia vị cho văn hoá
Văn hoá sẽ tự tồn tại nếu những người trong cuộc cảm thấy có điều gì đó đáng duy trì. Nếu quy trình xây dựng văn hoá công ty chỉ là “giao tiếp, đảm bảo mọi người thấy được các tin nhắn có liên quan tới họ”, thì nó giống như nói với ai đó chỉ quan tâm tới điều giản đơn. Nó không có tác dụng, vì thế bạn cần làm nhiều thứ hơn chứ không đơn thuần là đảm bảo việc chỉ cho mọi người cách giao tiếp với nhau.
Bạn cần phải bổ sung sức sống cho văn hoá công ty, và cách tốt nhất là lôi cuốn được sự tham gia của toàn thể công ty, thu hút cá tính của họ chứ không chỉ là thảo luận công việc. Tạo dựng sự cạnh tranh hữu nghị trên cơ sở lợi ích chung hoặc lên lịch cho các sự kiện chung sẽ giúp tạo sự gắn kết giữa các nhân viên và trao đổi câu chuyện hài hước ngoài giờ làm.
Ví dụ, tại Process Street, hiện chúng tôi đang tiến hành hai cuộc thi, và tương lai sẽ thực hiện thêm. Chúng tôi là những người khác thường (geeky) không hề ngại ngùng, nên việc tổ chức cuộc thi Heartstone cho toàn thể công ty sẽ phù hợp với văn hoá của chúng tôi; một trò chơi bài tập thể trong đó bạn sẽ đấu với những người chơi khác. Để đảm bảo cuộc thi không bị gian lận bởi chủ nghĩa kinh nghiệm, chúng tôi cũng giới hạn việc lựa chọn quân bài đối với cỗ bài sẵn có khi chúng tôi có cả những người chơi mới và lâu năm trong đội của mình.
Nếu đội của bạn không giống kiểu thích trò chơi, bạn có thể tạo ra cuộc thi về các chủ đề khác. Chúng tôi cũng thực hiện cuộc thi giả tưởng để xem ai có thể tìm ra bộ phim hay nhất và tồi nhất. Mỗi tuần, các ứng viên sẽ post một phim lên kênh Slack chung, để sau đó chúng tôi cùng xem và đánh giá chất lượng, chúng tôi đã đánh dấu lưu ý một số như The Beast Must Die, Shivers và (gần đây nhất) là piranha Sharks. Mặc dù đó không phải là những phim hay nhất đáng xem, nhưng hoạt động này giúp chúng tôi xích lại gần nhau là một đội và là điều chúng tôi có thể thảo luận và gắn kết ngoài công việc.
Khơi mào
Sự hoà nhập là thứ mà bạn vừa phải bỏ công sức xây đắp, và (sau đó) vừa là thứ mà gần như bạn có thể để văn hoá xây đắp cho mình. Hãy đảm bảo quy trình tạo sự hoà nhập cho nhân viên là bền vững bằng cách giới nhiệu nhân viên mới với các thành viên khác trong đội và khuyến khích đội ngũ cũ cởi mở. Đừng khiến cho những cuộc trò chuyện bị ép buộc, mà hãy xây dựng nền tảng then chốt nhằm đảm bảo cho những nhân viên làm việc từ xa vừa biết phải liên hệ với ai khi gặp vấn đề vừa cảm thấy thoải mái khi làm điều đó.
Khi nền văn hoá công ty được thiết lập bền vững, nó sẽ thực sự góp phần lớn cho quy trình tạo sự hoà nhập nhân viên, bởi vì các cuộc thi, sự kiện và tinh thần của đội sẽ gắn kết mọi nhân viên mới vào văn hoá công ty một cách tự nhiên. Bạn sẽ vẫn cần phải giới thiệu họ với đội của mình nhưng với nền văn hoá giao tiếp, các cuộc thi và sự phối hợp sẽ giúp những người mới hoà nhập với công ty vì mục đích chung.
Bạn đã có được bí quyết để xây dựng văn hoá có thể tự tồn tại trong công ty, thậm chí khi đội ngũ nhân viên làm việc từ xa. Mặc dù cần một quy trình để thiết lập một nền văn hoá hiệu quả, nhưng kết quả mang lại là điều hiển nhiên. Làm cho nhân viên của bạn trung thành, năng suất hơn và trên hết là hạnh phúc với công việc họ đang làm, bất kể là làm việc từ xa hay không, bạn sẽ thấy rằng bất kể nền văn hoá bạn xây dựng điên rồ cỡ nào, nó cũng sẽ đem lại hiệu quả tích cực.